Gli archivi fotografici permettono la gestione di singole immagini fotografiche e di collezioni fotografiche per ogni tipologia di supporto fisico (foto, dagherrotipo, immagine digitale, etc). La catalogazione dell'immagine può essere realizzata in un contesto gerarchico o come singola unità.
L'immagine può essere allegata e visualizzabile in diversi formati.
Nel trattamento di un servizio fotografico, assimilabile al livello gerarchico dell'unità archivistica, la maschera prevede la possibilità di inserire tutte le informazioni e le riproduzioni digitali in un'unica scheda, oppure di creare una scheda "madre" con unità documentarie gerarchicamente collegate dove raccogliere separatamente i dati di ogni immagine appartenente al medesimo servizio.

A ogni scheda descrittiva può essere allegato uno o più file digitali. Tutti gli allegati vengono salvati entro una struttura di directory del "file server", creata automaticamente dal sistema, parallela a quella dei files XML di descrizione.

Per il trattamento delle informazioni di contenuto la maschera xdams prevede un'area di parole chiave organizzate in authority file.


Le Aree descrittive della scheda fotografica sono cinque:

• Identificazione
• Descrizione
• Status
• Documentazione
• Note e compilazione

Identificazione
In modalità di editing (inserimento o modifica dei dati), la prima area da compilare è l'Area dell'identificazione suddivisa in:

• OG oggetto: tipologia del supporto, quantità, definizione, audience
• UBF ubicazione: collocazione, numero di inventario
• SG soggetto: titolo attribuito, titolo proprio, integrazione al titolo, specifiche titolo
• DT cronologia: cronologia, secolo, motivazione cronologica
• AUF autore della fotografia: autore personale, nome collettivo, motivazione dell'attribuzione

Descrizione del materiale
La seconda area da compilare è l'Area della descrizione suddivisa in:

• descrizione del materiale: url oggetto digitale, codice oggetto, descrizione, indicazione del colore, materia e tecnica, unità di misura
• CO/RS conservazione/restauro: condizioni del supporto
• UBFC collocazione fisica: localizzazione, unità di conservazione, nota all'unità di conservazione
• SG soggetto: indicazioni sul soggetto
• DA dati analitici: indicazioni sull'oggetto fotografico, notizie storico-critiche, osservazioni
• descrittori: antroponimi, enti, toponimi, evento

Status condizioni di accesso
La terza area da compilare è l'Area dello Status articolata in:

• ACQ acquisizione del materiale
• COG condizione giuridica
• NVAL restrizioni di accesso
• ALN-ESP storia della condizione
• CPR copyright

Documentazione
L'area delle informazioni sulla documentazione collegata e complementare è articolata in:

• ASC schede correlate: rimandi, riferimenti
• FNT fonti archivistiche: fonti
• BIB bibliografia: monografie e periodici (autore, titolo, edito in, luogo di pubblicazione, editore, data di pubblicazione, pagine) bibliografia in rete (titolo/soggetto, data di consultazione, URL)
• MST mostre: titolo, luogo, sede espositiva, data, ente organizzatore, note

Compilazione
La quinta area è l'Area delle informazioni sulla catalogazione (funzionario responsabile, registrazione del responsabile dell'inserimento, registrazioni di tutte le modifiche della scheda, data).