Il modello di archivio storico adottato è articolato secondo una struttura gerarchica che parte dal livello più elevato, quello del fondo, per scendere a livelli descrittivi più analitici (serie, sottoserie, fascicoli, unità documentarie). Questa rappresentazione dell'archivio rispetta le norme internazionali per la descrizione archivistica ISAD(G).
Le aree descrittive della scheda, che derivano dallo standard EAD, sono:

  • Identificazione (Area dell'identificazione)
  • Contesto (Area delle informazioni sul contesto di provenienza)
  • Contenuto e struttura (Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura)
  • Accesso (Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione)
  • Documentazione(Area delle informazioni relative alle documentazione collegata e complementare)
  • Note e compilazione (Area delle note e compilazione)
  • Allegati digitali (Area degli allegati digitali)



Identificazione (Area dell'identificazione)
In modalità di editing (inserimento o modifica dei dati), la prima area da compilare è l'Area dell'identificazione suddivisa in sette sottoaree:

  • identificazione dell'unità: livello di descrizione (fondo, serie, sottoserie, unità archivistica, unità documentaria, altro livello da specificare), visibilità della scheda, visibilità delle immagini, codice identificativo (assegnato dal sistema), tipologia, corda
  • descrizione specifica: numero, specifiche sul materiale
  • denominazione: titolo, codice di classificazione, integrazione al titolo/intestazione originale, riferimenti per la consultazione
  • cronologia: estremi cronologici, data topica, integrazione alla data
  • segnature: segnatura, segnatura precedente, segnatura provvisoria
  • descrizione fisica: consistenza (tipologia, quantità)
  • localizzazione: luogo



Contesto (Area delle informazioni sul contesto di provenienza)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

  • provenienza: soggetto produttore (ente, persona, famiglia). I soggetti inseriti incrementano i rispetti authority. Il simbolo L collocato a fianco della form consente di accedere direttamente all'authority
  • storia istituzionale: informazioni di natura istituzionale sull'archivio
  • storia della custodia: informazioni sulla storia della conservazione dell'archivio
  • modalità di acquisizione: informazioni storiche su tempi e modalità di acquisizione dell'archivio



Contenuto e struttura (Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

  • descrizione del contenuto
  • allegati: oggetto, data, tipologia, quantità, materiale a stampa allegato (autore, titolo, editore)
  • stato della documentazione: criteri di valutazione e scarto, incrementi previsti
  • criteri di ordinamento: osservazioni di natura archivistica
  • chiavi di accesso: enti, famiglie, luoghi, nomi, temi. Le chiavi di accesso inserite incrementano i rispettivi authority. Il simbolo L posto accanto alla form consente di accedere direttamente all'authority



Accesso (Area delle informazioni relative alle condizioni di accesso e utilizzazione)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

  • condizioni di accesso: norme e regolamenti che regolano la consultazione e la riproduzione
  • lingua della documentazione
  • stato di conservazione
  • altri strumenti di ricerca



Documentazione (Area delle informazioni relative alle documentazione collegata e complementare)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

  • documentazione d'archivio collegata: esistenza e localizzazione di originali, copie, altre unità di descrizione collegate o separate
  • riferimenti bibliografici: indicazioni su autore, titolo, edizione



Note e compilazione (Area delle note e della compilazione)
In questa area possono essere inserite informazioni relative a:

  • note: nota generale e nota dell'archivista
  • informazioni sulla descrizione archivistica: funzionario responsabile, registrazione del responsabile dell'inserimento, registrazioni di tutte le modifiche della scheda (responsabile e data)



Allegati digitali (Area degli allegati digitali)
Questa area è dedicata all'eventuale indicazione di materiale digitale correlato alle descrizione. È il caso, ad esempio, di materiale documentario cartaceo o fotografico acquisito in formato digitale (estensione JPG) per consentirne la consultazione da remoto senza utilizzare il supporto originale.
Nella scheda possono essere indicate:

  • denominazione del gruppo: la denominazione di gruppo di un insieme di allegati digitali
  • denominazione elemento (ripetibile): la denominazione di un singolo allegato digitale
    percorso: la URL del file digitale.

 
 
 
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