Per il trattamento archivistico delle collezioni fotografiche la piattaforma documentale ha mutuato il modello dati elaborato dall' ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione) per la descrizione dei beni fotografici, la scheda F. Gli specifici campi descrittivi previsti dalla scheda ministeriale - suddivisa in paragrafi articolati in campi semplici e/o campi strutturati in sottocampi - sono stati organizzati secondo il modello dati EAD, compatibile con lo standard internazionale per la descrizione archivistica ISAD(G).

La scelta di EAD è motivata, in primo luogo, dalla sua flessibilità nella descrizione di oggetti archivistici differenti e dalla sua capacità di rispettare la gerarchia archivistica tra le singole unità di descrizione. Questa caratteristica è particolarmente utile per trattare la documentazione fotografica poiché assicura una elevata flessibilità nella scelta dello specifico livello di descrizione della documentazione, nella possibile articolazione della banca dati in fondi, serie, raccolte. Ad ogni scheda descrittiva può essere allegato uno o più file in digitali; tutti gli allegati vengono salvati entro una struttura di directory del "file server", creata automaticamente dal sistema, parallela a quella dei files XML di descrizione.

Per il trattamento archivistico delle collezioni di iconografia musicale la piattaforma documentale ha mutuato il modello dati elaborato dall' ICCD per la descrizione delle opere d'arte, la scheda OA, versione 3.00.

La scheda OA (Opera d'Arte) rappresenta lo strumento - un tempo su supporto cartaceo, attualmente su supporto elettronico - di catalogazione della tipologia dei beni 'mobili' d'interesse storico-artistico messo a punto dall'ICCD. Prevede una rigorosa e gerarchica strutturazione dei dati informativi e analitici, essendo articolata in voci (paragrafi), campi e sottocampi per ciascuno dei quali sono state definite specifiche di utilizzazione. I campi, in cui si presentano suddivisi i vari paragrafi della scheda, possono a loro volta essere 'semplici' oppure complessi, articolati, cioè, in vari sottocampi.

 
 
 
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