L'utilizzazione dell'intera piattaforma archivistica e documentale, dei diversi moduli applicativi e di tutte le licenze d'uso del software viene offerta in forma totalmente gratuita.
Il servizio viene erogato in outsourcing dalla web farm di "Note in archivio", liberando gli utenti da qualsiasi spesa di impianto e di manutenzione per tutte le componenti server e di storage, assicurando al contempo un servizio di accesso web di assoluta eccellenza.
Il servizio di outsourcing, della durata minima di due anni, viene regolato da un canone annuale, comprensivo dei costi di esercizio dell'infrastruttura sistemistica, manutenzione software, help desk, connettività.
In questa prima fase sono state individuate tre fasce standard di utenti, differenziate in base alla tipologia dei servizi offerti:

• la prima fascia è rivolta a piccoli utenti, interessati principalmente all'utilizzazione e alla pubblicazione di data base catalografici, senza l'esigenza di immagazzinare e veicolare significative quantità di allegati digitali
• gli utenti della seconda fascia potranno disporre di una maggiore capacità di storage e di una connettività di banda più ampia per la gestione di archivi digitali e multimediali di dimensioni rilevanti
• alla terza fascia, infine, corrisponde un'infrastruttura sistemistica scalata su due server, in grado di gestire in maniera efficiente un considerevole numero di accessi contemporanei

Specifiche soluzioni infrastrutturali potranno essere definite in base ad esigenze particolari di singoli utenti.